Nya regler för mertid i Visita/HRF från 1 april 2026 – så påverkas ni och så förbereder ni er i Timeplan
Vad är grunden i det nya upplägget?
Alla anställda har en fastställd veckoarbetstid i sitt anställningsavtal. Schemat kan variera mellan veckor, men över en beräkningsperiod ska arbetad tid stämma med den avtalade tiden.
Beräkningsperioden kan vara olika lång, men som längst:
- Timavlönade: upp till 8 veckor
- Månadsavlönade: upp till 26 veckor
Under perioden kan en medarbetare arbeta mer vissa veckor och mindre andra, men vid periodens slut gör ni en avstämning.
Extra pass under perioden: tre sätt att hantera det
När ni behöver täcka upp (till exempel vid sjukfrånvaro) behöver extra pass hamna i rätt “kategori”. Det är här den stora praktiska skillnaden kommer.
1) Vikariat (normal lön)
Om ni har en tillfällig vikarieöverenskommelse ska den ökade tiden normalt betalas som vanlig lön, inte övertid.
I Timeplan kan ni göra det på två sätt:
- Tillfälligt anställningsavtal: via knappen Tillfälligt avtal på Personal → Anställningsavtal. Medarbetaren får en tillfälligt ökad omfattning under en period och går sedan automatiskt tillbaka till ordinarie avtal.
- Vikariepass: om det går snabbt och ni inte hinner skapa ett tillfälligt avtal kan ni i stället byta passtyp på passet till Vikariepass.
Obs: Om ni använder Vikariepass utan tillfälligt avtal behöver ni ha annan dokumentation som stödjer överenskommelsen (t.ex. bekräftelse via mail).
2) Byte av arbetstid (normal lön)
Om ni kommer överens med medarbetaren om att byta pass, till exempel “du tar passet imorgon och är ledig nästa fredag”, ska passet ge normal lön, inte övertid.
I Timeplan gör ni så här:
- Dubbelklicka på passet och byt passtyp till Bytespass.
Tips: Lägg gärna en kommentar om vilket pass som bytts bort för enkel spårbarhet.
3) Övertid (övertidsersättning)
Om ni inte kommer överens om vikariat eller byte av arbetstid har medarbetaren rätt till övertidsersättning.
I Timeplan:
- Markera passet som Övertid.
När perioden är slut: periodavstämning
När beräkningsperioden är slut gör ni Periodavstämning per medarbetare (Personal → Periodavstämning). Timeplan visar differensen mellan avtalad tid och arbetad tid och hjälper er att hantera utfallet.
Kortfattat:
- Om arbetad tid överstiger avtalad tid gör ni en avstämning och väljer hur överskjutande tid ska hanteras (t.ex. timlön, mertid i pengar eller komp).
- För timanställda gäller att om man arbetat för lite jämfört med anställningsgrad ska kvarvarande del betalas ut som timlön.
Så följer ni upp under perioden (för att slippa överraskningar)
Ni har två enkla sätt att följa läget löpande:
- Veckoavstämningsrapport för aktuell beräkningsperiod
- Veckoöversikten: visa “Schemalagd tid inkl. frånvaro” så ser ni avvikelser tydligt (och får tooltip på differensen)
Anmäl er till vårt webinar
Vi går igenom förändringen konkret, visar exakt hur ni ska jobba i Timeplan och vad ni behöver konfigurera inför 1 april. Ni får också en tydlig checklista att ta med tillbaka till verksamheten.
Anmäl er till webinaret här:
