Smart schema för smidigare dagar
Skiftplanering
Enkla passändringar
Automatiska scheman
Koppling till lönesystem
Har du frågor om systemet eller våra stämpelklockor?
E-post: salj@timeplan.se eller ring oss på: 031 – 730 40 30
Se hur mycket tid du kan spara med Timeplan
Varför traditionell planering inte fungerar
Manuell och tidskrävande planering som gör det svårt att vara flexibel
Ingen koppling till tidsrapportering, vilket gör löneprocessen sårbar
Svårt för anställda att påverka sitt schema och få en överblick
Enkel och tydlig hantering av viktiga schemaläggning av händelser och regler
Automatisera lön beräkningar baserade på fackliga regler och avtal
Enkel uppföljning och löneberäkning enligt till kollektivavtal
Snabba uppdateringar och smidig teamkommunikation
Även om det grundläggande schemat täcker majoriteten av schemaläggningsbehoven, händer det alltid saker i verksamheten som kräver snabba förändringar och tydlighet i kommunikationen med anställda så att alla är överens om vem som ska arbeta och när.
Funktioner som gör det enklare
Skicka ut digitala passförfrågningar om tillgängliga pass
Låt anställda ansöka om att byta pass med varandra
Smidig drag and drop-funktion som gör det enkelt att ändra schemat
Uppdateringar i realtid så att personalen alltid vet när de ska jobba.
Eliminera manuella löneberäkningar med ett smart system
Vi har byggt ett fullskaligt personalhanteringssystem som är anpassat utifrån er verksamhet. Till exempel anpassar vi beräkningar så att de inte bara följer era kollektivavtal utan även era lokala överenskommelser.
Löneexport
När allt är beräknat klickar du bara på "Exportera lönefil" så har du en komplett fil för lönekörningen som även inkluderar nyanställda och uppdaterade personuppgifter så att ni slipper dubbelarbete i lönesystemet.
Registrera tid i app eller stämpelterminal
Anställda kan enkelt rapportera avvikelser eller registrera sina timmar med hjälp av terminalen – oavsett om det är med kod, fingeravtryck eller RFID.
Beräkning
Vi anpassar systemet till era kollektivavtal/lokalavtal och automatiserar beräkningarna.
Schemaläggning
Du kan enkelt skapa scheman direkt i systemet, från enkla 8-17 mån-fre-scheman till komplexa skiftscheman med behovsstyrning.
Spara timmar varje vecka med smartare administrationsverktyg
Användarvänligt och snabbt
Det är lätt att inte tänka tillräckligt på användbarhet och hastighet när man tittar på ett nytt system. Men när man har ett system och ska använda det varje vecka vill man inte bli störd av systemet för att det är komplicerat eller långsamt.
Uppdateringar och nya funktioner
Som Timeplan-kund får du alltid våra senaste uppdateringar och möjligheten att använda nya, praktiska funktioner. Vi släpper vanligtvis uppdateringar varannan vecka.
Anpassat för er verksamhet
Vi strävar efter att anpassa systemet till dig. Det ska kännas som ditt system. Därför lägger vi mycket större vikt vid anpassning, särskilt när det gäller kollektivavtalsberäkningar och automatisering.
Kunnig och snabb support
Skulle något gå fel eller om du bara behöver hjälp med något, finns vår support där för att hjälpa till. Alla är baserade från samma kontor i Göteborg och talar både svenska och engelska och har erfarenhet med schema och personalfrågor från olika branscher.
Rättvis prissättning för smartare personalhantering
Viktiga funktioner i Tidsplan
Schemaläggning
Använd Timeplan för att skapa scheman för din personal. Smidiga funktioner gör det enkelt att skapa ett tydligt och flexibelt schema.
Automatiska grundläggande scheman
Låt Timeplan göra merparten av arbetet med att skapa scheman för din personal. Timeplan håller automatiskt reda på de olika veckorna du sätter och andra parametrar som kommer att ligga till grund för schemat t.ex. helgdagar.
Semester- och ledighetsplanering
I appen som anställda har tillgång till kan de enkelt ansöka om semester/ledighet – du kan enkelt se i administratörsportalen när du får en ny ansökan och kan enkelt planera ledigheten i visuella vyer så att det passar verksamheten så bra som möjligt.
Budget, nyckeltal och prognos
Använd budget, nyckeltal och prognosfunktioner för att förbättra personalplaneringen i förhållande till affärsbehov.
- Skapa olika budgetar, du kan skapa olika budgetperioder så att du till exempel använder fler timmar/personalkostnader under högsäsong jämfört med lågsäsong men fortfarande har kontroll över hela årets budget.
- Skapa anpassade KPI:er baserat på data i Timeplan och/eller importerad data – KPI:er kan anpassas i hög grad till dina KPI:er eller affärsmål.
- Använd vår avancerade prognosfunktion som exakt beräknar framtida personalkostnader baserat på planerade timmar, arbetstid, semesterersättning och mycket mer.
Smidig hantering av extra personal
Gör det enkelt för medarbetare att påverka sina arbetsliv medan du som administratör lägger mindre tid (och stress) på att ordna bemanning när någon är sjuk eller när du helt enkelt behöver fler personer på jobbet.
- Digitala passbyten gör det enkelt för anställda att ansvara för att hitta en ersättning för sitt pass.
- Digitala passförfrågningar låter dig som administratör skicka ut förfrågningar direkt till dina anställdas mobilapp och snabbt få svar på om de kan ta ett pass eller inte.
Tidrapportering
Det finns flera möjliga sätt att rapportera tid i Timeplan. Det vanligaste är någon form av tidsstämpling, antingen digitalt eller via en fysisk enhet som är uppsatt.
Stämpelterminal (fingeravtryck/RFID)
En stämpelklocka med fingeravtrycksläsare gör att du kan uppnå högsta möjliga säkerhet i tidrapporteringsprocessen.
RFID gör det möjligt att använda samma tagg för passersystemet som för identifiering av stämpelklockan, vilket gör processen säker och enkel för medarbetaren.
Timeplan är unik på marknaden genom att erbjuda denna terminal i kombination med ett molnbaserat personalhanteringssystem som ger flera fördelar jämfört med andra stämpelklockor som inte har realtidskoppling till individens schema, kollektivavtal etc.
RFID gör det möjligt att använda samma tagg för passersystemet som för identifiering av stämpelklockan, vilket gör processen säker och enkel för medarbetaren.
Timeplan är unik på marknaden genom att erbjuda denna terminal i kombination med ett molnbaserat personalhanteringssystem som ger flera fördelar jämfört med andra stämpelklockor som inte har realtidskoppling till individens schema, kollektivavtal etc.
Stämpelterminal (kod)
Vår instegsmodell är en stämpelterminal med pekskärm där medarbetaren anger sitt anställningsnummer eller personnummer för att identifiera sig. Stämpelterminalen är kopplad i realtid till medarbetarens schema och hanterar automatiskt alla beräkningar relaterade till lön.
Mobil tidsstämpling (WiFi-låsning / GPS)
Det blir allt vanligare att erbjuda mobilstämpling för anställda. Det är en flexibel lösning som fungerar för både kontorspersonal och resande säljare.
I vår lösning är det möjligt att koppla stämplingsfunktionen till ett eller flera WiFi-nätverk för att öka säkerheten. Det är också möjligt att aktivera GPS-positionering, vilket gör det möjligt att se platsen där stämplingen ägde rum.
Appen för anställda kan givetvis användas även om du är utanför WiFi eller inte har mobil stämpling aktiverad.
I vår lösning är det möjligt att koppla stämplingsfunktionen till ett eller flera WiFi-nätverk för att öka säkerheten. Det är också möjligt att aktivera GPS-positionering, vilket gör det möjligt att se platsen där stämplingen ägde rum.
Appen för anställda kan givetvis användas även om du är utanför WiFi eller inte har mobil stämpling aktiverad.
Avvikelserapportering / Förtroenderapportering
En vanlig tidrapporteringsmetod för till exempel betrodda tjänstemän är att endast ange avvikelser från sitt schema. I Timeplan görs detta enkelt via mobilappen. Administratören ställer in tidrapporteringsmetod för medarbetaren, som sedan har funktionen aktiverad i sin app. Funktionen funkar även i medarbetarportalen i webbläsare.
Lön och export
Timeplan uppdateras med kollektivavtal och lokala avtal och beräknar automatiskt lönen, som sedan exporteras med några få klick.
Exportera till lön
Nästan alla kunder har en export till ett lönesystem i sin Timeplan. Detta för att underlätta och öka noggrannheten i löneprocessen. Timeplan beräknar automatiskt alla löner (i tid) enligt ett eller flera kollektivavtal/lokala avtal och exporterar detta till lön som omvandlar t.ex. 1h OB till motsvarande i SEK.
Dessa är de vanligaste lönesystemen vi integrerar med:
- Crona Lön
- Fortnox Lön
- Kontek Lön
- Visma 300/600
- Visma Agda
- Hogia Lön (Plus)
- Svensk lön
- SD Worx
- Visma HR+
HR-funktioner (digital signering, rapporter)
Det finns flera funktioner i personalhanteringssystemet som förenklar administrationen, både för dig som administratör och för dina anställda.
- Digital signering av anställningsbevis med BankID – avtalet sparas sedan automatiskt under medarbetarens profil och kan även ses från medarbetarappen
- Anpassningsbara rapporter för prognoser, uppföljning och status i realtid. Till exempel sjukfrånvarorapport, detaljerad lönerapport, årlig arbetstidsrapport, ATK-rapporter och mycket mer.
- Kompetens/utbildning – håll koll på kompetenser/utbildning och validitet – kan också användas för att stödja schemaplanering.
- Utrustning – håll koll på utcheckad utrustning
- Meddelanden – skicka och ta emot meddelanden (kan skickas till appen och stämpelterminalen)
- Kommentarer – skriv kommentarer om till exempel lönesamtal eller utvecklingssamtal.
