Vad är empatiskt ledarskap?
Empati är förmågan att försöka förstå en annan persons situation, känslor och perspektiv. I ledarskapet handlar det om att ta in den informationen innan ett beslut fattas eller en åtgärd genomförs.
Det kan exempelvis innebära att chefen försöker förstå varför en medarbetare har svårt att hinna med sina arbetsuppgifter innan slutsatsen dras att personen är ineffektiv. Det kan också handla om att undersöka hur ett nytt schema påverkar medarbetarnas återhämtning, familjeliv och möjlighet att ta sig till arbetet.
Empatiskt ledarskap innebär inte att chefen behöver hålla med om allt som sägs. Målet är att förstå tillräckligt väl för att kunna fatta ett genomtänkt och respektfullt beslut.
En kunskapssammanställning publicerad av Arbetsmiljöverket lyfter fram fyra beteenden som kännetecknar ett konstruktivt ledarskap: att vara en förebild, inspirera genom en gemensam vision, stimulera nya idéer och visa omtanke.
Empati behöver kombineras med tydlighet
Empati och tydlighet är inte motsatser. En chef kan visa förståelse för att en situation är svår och samtidigt vara tydlig med vad som förväntas.
Exempel: ett empatiskt men tydligt besked
"Jag förstår att schemaändringen påverkar din planering och att det här blev besvärligt. Vi behöver samtidigt bemanna det aktuella passet. Låt oss gå igenom vilka alternativ som finns och hur vi kan undvika samma situation framöver."
Chefen bekräftar medarbetarens perspektiv utan att lova en viss lösning. Det skapar bättre förutsättningar för dialog än att antingen avfärda problemet eller direkt säga ja till allt.
Om empati saknar tydlighet kan medarbetarna bli osäkra på vilka regler som gäller. Om tydlighet saknar empati kan besluten i stället uppfattas som kalla eller godtyckliga. Ett hållbart ledarskap behöver båda delarna.
1. Lyssna för att förstå och inte bara för att svara
När en medarbetare tar upp ett problem är det lätt att som chef direkt börja leta efter en lösning. Ibland behövs dock mer information innan du kan avgöra vad som faktiskt hjälper.
Ställ öppna frågor:
Hur påverkar det här din arbetsdag?
Vad upplever du är det största hindret?
Vad skulle göra situationen mer hanterbar?
Finns det något i arbetets organisation som vi behöver se över?
Sammanfatta sedan vad du har hört. Det visar att du har lyssnat och ger medarbetaren möjlighet att rätta eventuella missförstånd.
Att lyssna betyder inte att chefen alltid måste lösa ett privat problem. Chefens ansvar är i första hand att förstå om arbetet påverkar situationen och om det finns åtgärder inom verksamheten som kan hjälpa.
2. Gör empati till mer än ett värdeord
Många företag beskriver sin kultur med ord som omtanke, respekt och människan i centrum. Värdeorden får betydelse först när de syns i vardagens beslut.
Omtanke kan exempelvis märkas genom att chefen:
- följer upp en medarbetare som verkar må dåligt
- tar signaler om hög arbetsbelastning på allvar
- förklarar bakgrunden till förändringar
- ger återkoppling enskilt och respektfullt
- skapar möjlighet att påverka arbetstid och planering
- agerar när någon behandlas illa
Empati bör alltså inte mätas som en abstrakt personlig egenskap. Följ hellre upp konkreta beteenden och förutsättningar: Upplever medarbetarna att chefen lyssnar? Vet de vart de ska vända sig? Får de återkoppling? Finns det möjlighet att lyfta problem utan negativa konsekvenser?
Det gör frågan mer användbar än att försöka skapa ett allmänt “empati-KPI”.
3. Ta hänsyn till människors olika förutsättningar
Rättvist ledarskap betyder inte alltid att alla behandlas exakt likadant. Medarbetare kan ha olika roller, kompetenser, arbetstider och behov.
Någon behöver längre framförhållning för att kunna ordna barnomsorg. En annan kan vilja arbeta fler kvällar. En tredje behöver tillfälligt anpassade arbetsuppgifter på grund av nedsatt arbetsförmåga.
Chefen kan inte alltid tillgodose varje önskemål, men bör skapa en tydlig process där medarbetarnas förutsättningar kan vägas in tillsammans med verksamhetens behov.
Det är viktigt att beslut inte bygger på vem som frågar högst eller vem chefen känner bäst. Använd kända principer och dokumenterade underlag, särskilt när arbetspass, ledighet och arbetsbelastning fördelas.
Skapa en tydlig rutin för hur medarbetarna lämnar tillgänglighet, schemaönskemål och ledighetsansökningar. När informationen samlas på samma plats blir det lättare att ta hänsyn till individuella behov utan att planeringen bygger på lösa samtal eller gamla sms.
Alla önskemål kan inte alltid beviljas. Men en enhetlig process gör besluten mer transparenta och upplevs ofta som mer rättvis.
4. Var uppmärksam på arbetsbelastning och återhämtning
Empatiskt ledarskap handlar inte om att chefen ska försöka diagnostisera stress eller psykisk ohälsa. Däremot behöver chefen vara uppmärksam på förändringar i arbetssituationen.
Det kan handla om att en tidigare engagerad medarbetare börjar göra ovanligt många misstag, drar sig undan eller återkommande arbetar längre än planerat. Även irritation, konflikter och upprepad korttidsfrånvaro kan vara signaler på att arbetssituationen behöver undersökas.
Ta upp det du har observerat utan att göra antaganden:
Jag har sett att du har arbetat längre än planerat vid flera tillfällen den senaste tiden. Hur ser arbetsbelastningen ut, och finns det något vi behöver förändra?
Arbetsgivaren ansvarar för att organisera, leda och fördela arbetet så att den organisatoriska och sociala arbetsmiljön är god. Det innebär bland annat att uppmärksamma balansen mellan krav och resurser samt hur arbetstidens förläggning påverkar återhämtningen.
5. Våga hålla svåra samtal
Empati innebär inte att problematiska beteenden ska förbises. Att låta en situation fortsätta kan vara orättvist mot både den berörda medarbetaren och resten av arbetsgruppen.
När du behöver ge kritisk återkoppling bör du beskriva vad du har observerat, hur det påverkar arbetet och vad som behöver förändras.
Tydlig återkoppling i praktiken
"Vid de senaste två mötena avbröt du dina kollegor flera gånger och kommenterade deras förslag på ett sätt som gjorde att samtalet stannade av. Jag behöver att du låter andra tala färdigt och framför invändningar sakligt."
Det är tydligare än att säga att personen har “dålig attityd”. Medarbetaren får veta vilket beteende som behöver förändras och varför.
Ge också personen möjlighet att beskriva sitt perspektiv. Det kan finnas omständigheter du inte känner till, även om kravet på ett förändrat beteende fortfarande kvarstår.
6. Följ upp det ni har pratat om
Empati syns inte bara i själva samtalet, utan också i vad som händer efteråt.
Om en medarbetare har berättat om hög arbetsbelastning men aldrig får någon återkoppling kan samtalet uppfattas som meningslöst. Var därför tydlig med nästa steg.
Sammanfatta vad ni har kommit överens om, vem som ansvarar för respektive åtgärd och när ni ska följa upp. Om ett önskemål inte kan genomföras bör medarbetaren få veta varför.
Det kan räcka med en kort avstämning:
Vi kom överens om att ändra ansvarsfördelningen under två veckor. Hur har det fungerat, och behöver vi justera något?
Genom att följa upp visar chefen att samtalet togs på allvar.
Empati är inte samma sak som att vara terapeut
En chef ska kunna lyssna, visa omtanke och hänvisa vidare till rätt stöd. Det betyder inte att chefen ska behandla psykisk ohälsa eller ta ansvar för alla delar av medarbetarens privatliv.
Om en medarbetare berättar om en svår personlig situation kan du visa förståelse och fråga om arbetet behöver anpassas. Vid behov kan medarbetaren hänvisas till företagshälsovård eller andra professionella stödinsatser.
Var också försiktig med känsliga personuppgifter. Dokumentera det som är relevant för arbetsgivarens ansvar och överenskomna åtgärder, inte fler privata detaljer än vad som behövs.
Empati i schemaläggning och bemanning
Arbetsschemat är en konkret del av företagskulturen. Det påverkar medarbetarnas återhämtning, ekonomi och möjligheter att planera livet utanför arbetet.
Empatisk schemaläggning betyder inte att alla alltid får de pass de helst vill ha. Det betyder att planeringen sker med framförhållning, tydliga principer och möjlighet för medarbetarna att lämna relevant information.
Det kan bland annat innebära att:
- samla tillgänglighet och önskemål före planeringen
- fördela obekväma arbetspass enligt tydliga principer
- undvika onödigt sena schemaändringar
- ta hänsyn till arbetstid och återhämtning
- förklara varför ett önskemål inte kan beviljas
- följa upp om arbetsbelastningen blivit ojämn
När arbetspass och förändringar hanteras öppet minskar risken för att planeringen uppfattas som godtycklig.
Så kan Timeplan stödja ett mer omtänksamt ledarskap
Ett personalsystem kan inte ersätta empati eller mänskliga samtal. Däremot kan det ge chefen ett bättre underlag för genomtänkta och konsekventa beslut.
I Timeplan kan medarbetarna se sina arbetspass, ange tillgänglighet, lämna önskemål, ansöka om ledighet och begära passbyten i appen. Chefen kan samtidigt planera utifrån bemanningsbehov, kompetenser, arbetstid och avtalsregler.
Det skapar en gemensam och tydlig process. Chefen får bättre möjlighet att väga samman verksamhetens behov med medarbetarnas förutsättningar, medan medarbetarna vet var de ska lämna sina önskemål och se aktuella förändringar.
Empati blir trovärdig först när den märks i vardagen
Empatiskt ledarskap handlar mindre om stora ord och mer om återkommande beteenden. Det märks i hur chefen lyssnar, ger återkoppling, fördelar arbetet och följer upp problem.
När empati kombineras med tydliga förväntningar blir det lättare att skapa tillit utan att tappa riktning. Medarbetarna behöver inte alltid få det svar de önskar, men de ska känna att de har blivit lyssnade på och bemötta med respekt.
Vanliga frågor om empatiskt ledarskap
Vad innebär empatiskt ledarskap?
Kan en chef vara för empatisk?
Går empati att träna?
Vad har empati med schemaläggning att göra?
