Integritetspolicy
Version 1.14 · Gäller från 4 november 2026
Exsens AB ("Exsens", "vi", "oss") tillhandahåller Timeplan — en webbaserad tjänst för personalplanering, tidsregistrering och löneunderlag. Denna integritetspolicy beskriver hur vi behandlar personuppgifter när vi är personuppgiftsansvariga, det vill säga när du har kontakt med oss direkt.
När vi behandlar personuppgifter inuti Timeplan gör vi det som personuppgiftsbiträde åt vår kund. Kunden är då personuppgiftsansvarig och bestämmer ändamålen. Den behandlingen regleras i vårt personuppgiftsbiträdesavtal. Är du anställd hos en av våra kunder är det din arbetsgivare du ska vända dig till med frågor om dina uppgifter i systemet.
Personuppgiftsansvarig
Exsens AB, organisationsnummer 556706-5288
Fürstenbergsgatan 4, 416 64 Göteborg
E-post: privacy@timeplan.se
Frågor om dataskydd och begäran om dina rättigheter hanteras av privacy@timeplan.se.
När behandlar vi personuppgifter?
Vi är personuppgiftsansvariga när du:
- beställer Timeplan eller ingår avtal med oss
- får inloggningsuppgifter till Timeplan
- registreras som kundansvarig eller kontaktperson
- deltar i våra utbildningar
- kontaktar oss via support, e-post, chatt, formulär eller telefon
- besöker vår webbplats
- använder vårt hjälpcenter eller får utskick om produktnyheter och driftinformation
Vilka uppgifter behandlar vi?
Kontakt- och kunduppgifter — namn, roll, företagsnamn, telefonnummer, e-postadress samt uppgifter om kundrelationen såsom avtal, beställningar, fakturering och ärendehistorik.
Användaruppgifter — inloggningsuppgifter till Timeplan och loggar kopplade till användning av support och hjälpcenter.
Kommunikations- och serviceuppgifter — supportärenden, utbildningsdeltagande, e-postkorrespondens samt chatt- och formulärdata.
Webbplatsdata — teknisk information såsom IP-adress, webbläsare och enhet, cookieidentifierare, samt statistik och beteendedata från vår webbplats. Detaljer och fullständig cookielista finns i vår cookiepolicy.
Ändamål, rättslig grund och lagringstid
| Ändamål | Uppgifter | Rättslig grund | Lagringstid |
|---|---|---|---|
| Administration av kundrelation och avtal | Kontakt- och företagsuppgifter | Avtal, art. 6.1 b | Avtalstiden + 7 år (bokföringslagen) |
| Fakturering och bokföring | Kontaktuppgifter, fakturaunderlag | Rättslig förpliktelse, art. 6.1 c | 7 år |
| Hantering av supportärenden | Namn, e-post, loggar, ärendeinformation | Berättigat intresse, art. 6.1 f | 24 månader efter avslutat ärende |
| Driftinformation och produktnyheter till kunder | Namn, e-post, kundroll | Berättigat intresse, art. 6.1 f | Under kundrelationen |
| Administration av utbildningar | Namn, företag, kursdeltagande | Avtal, art. 6.1 b | 12 månader efter genomförd utbildning |
| Marknadsföring till andra än kunder | Namn, e-post, företag | Samtycke, art. 6.1 a | Tills samtycket återkallas |
| Nödvändiga funktioner på webbplatsen | Tekniska cookies, IP-adress | Berättigat intresse, art. 6.1 f | Enligt cookiepolicyn |
| Analys, beteendemätning och marknadsföring på webbplatsen | IP-adress, enhetsdata, cookie-ID, sidinteraktioner, sessionsinspelning | Samtycke, art. 6.1 a | Enligt cookiepolicyn |
Berättigat intresse används när vi bedömt att vårt intresse av att sköta kundrelationen, ge support och hålla kunder informerade om tjänsten väger tyngre än den registrerades intresse av att uppgifterna inte behandlas. Du kan alltid invända mot sådan behandling.
Mottagare
Vi säljer aldrig personuppgifter och lämnar inte ut dem till tredje part utan rättslig grund. Följande leverantörer behandlar personuppgifter för vår räkning i denna roll:
| Leverantör | Ändamål | Plats | Skydd vid tredjeland |
|---|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Drift, e-post och intern IT | Irland (EU) | Ej tredjeland |
| HubSpot, Inc. | CRM, marknadsföring, support, chatt | Tyskland (EU), viss behandling i USA | DPF + SCC |
| Twilio Inc. (SendGrid) | E-postnotifieringar | USA | DPF + SCC |
| Webflow, Inc. | Publicering och drift av webbplatsen | USA | DPF + SCC |
| PostHog Inc. | Webbanalys och sessionsinspelning på webbplatsen | Frankfurt, Tyskland (EU). Support och administration kan ske från USA. | DPF + SCC |
| Microsoft Corporation (Clarity) | Webbanalys och sessionsinspelning | USA | DPF + SCC |
| Google Ireland Ltd | Tagghantering och annonsmätning | EU, viss behandling i USA | DPF + SCC |
| Cloudflare, Inc. | Botskydd på formulär (Turnstile) | Globalt nätverk | DPF + SCC |
| Vimeo.com, Inc. | Videoguider och utbildningsmaterial | USA | DPF + SCC |
| Stripe Payments Europe, Ltd | Abonnemangsfakturering och kortbetalning | Irland (EU). Viss behandling kan ske hos Stripe, Inc. i USA. | DPF + SCC |
| Fortnox AB | Ekonomisystem, fakturering och bokföring | Sverige. Fortnox anlitar i sin tur underbiträden som kan behandla uppgifter utanför EU/EES. | Ej tredjeland hos Fortnox; SCC för deras underbiträden |
| Redovisningsbyrå och auktoriserad revisor | Löpande bokföring och lagstadgad revision | Sverige | Ej tredjeland |
Vår redovisningsbyrå och vår auktoriserade revisor har egna lagstadgade skyldigheter och är i den delen självständigt personuppgiftsansvariga, inte våra personuppgiftsbiträden.
Vill du veta exakt vilka mottagare som behandlar dina personuppgifter lämnar vi den uppgiften på begäran till privacy@timeplan.se.
Leverantörer som behandlar personuppgifter inuti Timeplan redovisas separat i Bilaga 3 till vårt personuppgiftsbiträdesavtal.
Överföring utanför EU/EES
Vissa leverantörer är etablerade i USA. Överföringar sker då med stöd av EU–US Data Privacy Framework (DPF) för certifierade leverantörer, EU-kommissionens standardavtalsklausuler (beslut 2021/914), samt kompletterande tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder såsom kryptering, åtkomstbegränsning och dataminimering.
Dina rättigheter
Du har rätt att begära tillgång till dina uppgifter, begära rättelse av felaktiga uppgifter, begära radering, begära begränsning av behandlingen, invända mot behandling som grundas på berättigat intresse, återkalla lämnat samtycke, och begära dataportabilitet.
Begäran skickas till privacy@timeplan.se. Vi svarar inom en månad. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, imy.se.
Säkerhet
Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter, bland annat kryptering av all trafik (TLS/HTTPS), drift i Microsoft Azure Norra Europa, rollbaserad åtkomstkontroll, loggning av administratörsåtgärder, regelbunden säkerhetsuppdatering och en dokumenterad process för incidenthantering. Åtgärderna beskrivs i detalj i Bilaga 2 till vårt personuppgiftsbiträdesavtal.
Ändringar
Vi kan komma att uppdatera denna policy. Aktuell version och datum anges alltid överst på sidan. Väsentliga ändringar kommuniceras till våra kunder.
Kontakt
Frågor om denna policy eller om vår behandling av personuppgifter: privacy@timeplan.se
