Vad innebär bra intern kommunikation?
Intern kommunikation omfattar den information och dialog som behövs för att organisationen ska fungera. Det kan vara allt från mål, beslut och rutiner till arbetspass, ledighetsansökningar och förändringar i den dagliga bemanningen.
Arbetsmiljöverket betonar att medarbetare ska veta vilka arbetsuppgifter de ska utföra, vilket resultat som förväntas, vad som ska prioriteras och vem de kan vända sig till för stöd. Tydlig kommunikation är därför inte bara en fråga om effektivitet, utan också en viktig del av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
1. Bestäm vilken kanal som används till vad
Ett vanligt kommunikationsproblem är att samma typ av information skickas i flera olika kanaler. En schemaändring kanske först meddelas muntligt, sedan i en chatt och slutligen via mejl. Medarbetaren behöver då själv avgöra vilken version som gäller.
Skapa i stället enkla spelregler för kommunikationen. Bestäm exempelvis var medarbetarna hittar det aktuella schemat, hur frånvaro ska meddelas och vilken kanal som används för brådskande frågor.
Det viktiga är inte att välja ett enda verktyg för all kommunikation. Olika kanaler passar för olika behov. Ett personalsystem kan vara rätt plats för arbetspass och ledighetsansökningar, medan ett intranät passar bättre för policyer och längre dokument. Känsliga frågor bör tas i ett enskilt samtal.
När alla vet vilken kanal som gäller minskar risken för dubbla budskap.
Bestäm en primär kanal för varje typ av information. Lägg arbetspass och schemaändringar i personalsystemet, policyer och längre dokument på intranätet och känsliga frågor i enskilda samtal.
Om samma information skickas i flera kanaler behöver det alltid vara tydligt var den senaste och giltiga versionen finns.
2. Gör ansvar och förväntningar tydliga
Kommunikation fungerar sämre när rollerna är oklara. Om flera personer uppfattar att någon annan ansvarar för en uppgift finns risken att den inte blir genomförd alls.
Var därför tydlig med:
- vem som fattar beslut
- vem som genomför uppgiften
- när den ska vara klar
- vem som behöver informeras
- var beslut och uppdateringar dokumenteras
Undvik svepande formuleringar som “någon borde ta hand om det” eller “vi behöver lösa det senare”. Avsluta i stället möten och samtal med att sammanfatta vad som har beslutats och vem som ansvarar för nästa steg.
Tydlighet betyder inte att varje arbetsmoment måste detaljstyras. Medarbetarna behöver däremot förstå sitt ansvar, sina befogenheter och vilka prioriteringar som gäller när tiden inte räcker till allt.
3. Kommunicera förändringar där medarbetaren kan agera på dem
En schemaändring är inte hjälpsam om den skickas till en kanal som medarbetaren inte kontrollerar under arbetsdagen. Informationen behöver finnas där arbetet faktiskt planeras och genomförs.
Det gäller särskilt verksamheter med skiftarbete, timanställda eller personal på flera enheter. För dessa medarbetare är det ofta viktigare att snabbt kunna se sitt aktuella arbetspass än att få ett långt veckobrev.
Förändringar som påverkar ett arbetspass bör därför uppdateras i schemat och göras synliga för den berörda medarbetaren. Då minskar behovet av parallella sms, samtal och manuella listor.
4. Skilj mellan information och dialog
All kommunikation kräver inte ett möte. Samtidigt går det inte att lösa alla frågor med ett massutskick.
Information är lämplig när budskapet är tydligt och mottagaren främst behöver känna till något. Dialog behövs när förändringen påverkar medarbetarnas arbete, när flera perspektiv behöver vägas in eller när det finns risk för oro och missförstånd.
Ett enkelt sätt att avgöra formen är att fråga:
Information eller dialog?
Behöver medarbetaren bara känna till budskapet – eller behöver hen också förstå, påverka eller kunna ställa frågor?
Svaret avgör om budskapet kan skickas som information eller behöver tas i dialog.
Ett nytt arbetssätt kan exempelvis först beskrivas skriftligt, men bör sedan diskuteras i arbetsgruppen. En ändring av ett enskilt arbetspass kan däremot meddelas direkt till den berörda personen.
När organisationen skiljer på information och dialog minskar både antalet onödiga möten och risken för envägskommunikation.
5. Skapa utrymme för återkoppling
Intern kommunikation fungerar inte om informationen bara går från chefen till medarbetarna. Chefen behöver också få veta om instruktioner är otydliga, om rutiner inte fungerar eller om arbetsbelastningen har blivit ohållbar.
Återkoppling behöver inte begränsas till det årliga medarbetarsamtalet. Den kan byggas in i vardagen genom korta avstämningar, arbetsplatsträffar och frågor efter genomförda förändringar.
Byt frågan ”Är det någon som har några frågor?” mot:”Vad behöver bli tydligare för att ni ska kunna genomföra detta?”
Den frågan ger ofta mer användbara svar och gör det enklare för medarbetarna att lyfta verkliga hinder.
6. Följ upp om kommunikationen faktiskt fungerar
Att information har skickats betyder inte automatiskt att den har nått fram eller blivit förstådd.
Följ därför upp kommunikationen med jämna mellanrum. Det kan göras genom korta frågor i arbetsgruppen, individuella samtal eller genom att undersöka var missförstånd brukar uppstå.
Titta exempelvis på om:
- medarbetarna vet var aktuell information finns
- samma frågor återkommer ofta
- schemaändringar missas
- olika avdelningar använder olika rutiner
- beslut dokumenteras och följs
- medarbetare på kvällar och helger får samma information som dagpersonalen
Om viktig information regelbundet missas är lösningen sällan att skicka ännu fler meddelanden. Se i stället över antalet kanaler, budskapets tydlighet och hur informationen passar in i medarbetarnas arbetsdag.
Anpassa kommunikationen till skiftarbete
Intern kommunikation utformas ofta som om alla arbetar samtidigt och på samma plats. Det stämmer inte för många av Timeplans kunder inom exempelvis handel, hotell, restaurang, vård och omsorg.
I en verksamhet med skiftarbete behöver kommunikationen fungera även för den som:
- börjar sitt pass när chefen har gått hem
- arbetar på en annan enhet
- saknar egen arbetsdator
- bara arbetar några pass per månad
- behöver reagera snabbt på ett ledigt arbetspass
- inte var närvarande vid det senaste personalmötet
Därför behöver viktig information kunna nås utan att medarbetaren måste fråga en kollega eller leta i en lång chatt. Förändringar ska vara spårbara och det ska vara tydligt vilken information som är aktuell.
Så kan Timeplan underlätta den dagliga kommunikationen
Timeplan är inte ett intranät och ersätter inte samtal mellan chef och medarbetare. Däremot kan systemet skapa tydligare kommunikation kring sådant som arbetspass, tillgänglighet, ledighet och bemanning.
Medarbetarna kan se sina arbetspass i appen, ange tillgänglighet, lämna önskemål och ansöka om ledighet. De kan också begära passbyten, som sedan granskas och godkänns av ansvarig chef.
Det ger både chef och medarbetare ett gemensamt underlag. I stället för att information om arbetspass ligger utspridd i sms, samtal och manuella listor kan planeringen hanteras på samma plats.
Vanliga frågor om intern kommunikation
Vad är intern kommunikation?
Hur förbättrar man kommunikationen utan fler möten?
Vilken information bör finnas i ett personalsystem?
Vem ansvarar för den interna kommunikationen?
Tydligare kommunikation börjar med tydligare struktur
Bra intern kommunikation kräver inte fler kanaler eller längre meddelanden. Den kräver tydliga förväntningar, gemensamma arbetssätt och information som går att hitta när den behövs.
För verksamheter med varierande arbetstider blir schemat en central del av kommunikationen. När arbetspass, tillgänglighet och förändringar hanteras på samma plats får både chefer och medarbetare en tydligare bild av vad som gäller.
