Från 1 april 2026 gäller nya regler för mertid i både hotell- & restaurangbranschen och detaljhandeln. Här visar vi steg för steg hur du hanterar varje situation i Timeplan.
Bakgrund
Nya kollektivavtal innebär att deltidsanställda som arbetar mer än sin avtalade tid nu har rätt till mertidsersättning, i nivå med den övertidsersättning som heltidsanställda redan får. Det gäller både Gröna riksavtalet (Visita/HRF) och Detaljhandelsavtalet (Handels).
I Timeplan hanteras detta med beräkningsperioder, nya passtyper och en periodavstämning som automatiskt beräknar eventuell mertid.
🏨 Hotell & Restaurang
Gröna riksavtalet (Visita / HRF)
Mertid är frivilligt – kan inte beordras
3 nya passtyper: Vikariat, Särskild visstid, Bytespass
35 % / 70 % / 90 % beroende på typ
🛒 Detaljhandel
Detaljhandelsavtalet (Handels)
Ersättning enligt samma nivå som övertid
En ny passtyp: Vikariat
35 % / 70 % / 90 % / 100 % beroende på dag & tid
Snabböversikt – vilken passtyp ska du välja?
Innan vi går in på detaljerna – här är en snabbreferens för de vanligaste situationerna.
📋 Snabbreferens – Hotell & Restaurang
Medarbetaren hoppar in för en sjuk kollega→Vikariat
Vikariat eller särskild visstid med formellt avtal→Tillfälligt avtal
Medarbetaren tar ett extra pass på en ledig dag→Särskild visstid
Medarbetaren tar ett extrapass mot framtida ledig dag→Bytespass
Medarbetaren stannar kvar längre efter sitt pass→Övertid (vid utstämpling)
Medarbetaren tar ett extra pass utan annan överenskommelse→Övertid
📋 Snabbreferens – Detaljhandel
Medarbetaren hoppar in för en sjuk kollega→Vikariat
Vikariat med formellt avtal (rekommenderat)→Tillfälligt avtal
Medarbetaren stannar kvar längre efter sitt pass→Övertid (vid utstämpling)
Medarbetaren tar ett extra pass på en ledig dag→Övertid
ℹ️
Notera: I Detaljhandelsavtalet finns inte passtypen "Särskild visstid". Extra pass som inte är vikariat eller bytespass hanteras som övertid. För att formalisera ett vikariat rekommenderas Tillfälligt avtal – se avsnittet ovan.
Steg 1: Sätt upp beräkningsperioder
En beräkningsperiod är det tidsintervall under vilket arbetstiden stäms av. Medarbetaren kan arbeta mer vissa veckor och mindre andra – men vid periodens slut ska arbetad tid matcha den avtalade tiden.
ℹ️
Periodlängd: Max 8 veckor för timanställda, upp till 16 eller 26 veckor för månadsanställda.
Skapa beräkningsperiod
Steg 1
Gå till Avtal → Beräkningsperioder
Skapa en ny period, t.ex. "8 Veckor".
Steg 2
Fyll i datumintervall
T.ex. 1 april – 27 maj 2026 (8 veckor), sedan 28 maj – 22 juli, osv. Fyll på löpande.
Steg 3
Koppla medarbetare
Gå till Personal → Grundschema och perioder. Välj "Ny", välj beräkningsperioden och startdatum. Görs en gång per medarbetare.
ℹ️
Periodlängd: Detaljhandeln använder i regel inte beräkningsperioder
Skapa beräkningsperiod
Steg 1
Gå till Avtal → Beräkningsperioder
Skapa en ny period med ett namn som passar er, t.ex. "8 Veckor".
Steg 2
Fyll i datumintervall
Lägg in intervall som täcker de kommande månaderna. Fyll på med nya intervall löpande.
Steg 3
Koppla medarbetare
Gå till Personal → Grundschema och perioder. Välj "Ny", välj period och startdatum. Görs en gång per medarbetare.
Tillfälligt avtal
När en medarbetare behöver täcka upp för en kollega – till exempel vid sjukdom, VAB eller semester – kan arbetsgivaren upprätta ett tillfälligt anställningsavtal i Timeplan. Det tillfälliga avtalet ger medarbetaren en formellt ökad anställningsgrad under en begränsad period, och lönen betalas ut som vanlig timlön, inte övertid.
Funktionen används framför allt inom detaljhandeln men är även tillgänglig för kunder med HRF-avtal.
ℹ️
Två alternativ: Om situationen uppstår snabbt och det inte finns tid att upprätta ett formellt avtal kan passet istället markeras med passtypen Vikariat eller Särskild visstid – se Steg 2. Observera att om inget tillfälligt avtal skapas i Timeplan bör det finnas annan dokumentation, till exempel ett e-postmeddelande, som styrker uppgörelsen.
Vad ingår i ett tillfälligt avtal?
✅ Det tillfälliga avtalet
Anger period och omfattning för vikariatet eller den särskilda visstidsanställningen
Läggs automatiskt in mitt i det ordinarie avtalet – inga manuella justeringar behövs
Medarbetaren återgår automatiskt till sitt ordinarie avtal när den tillfälliga perioden löper ut
Kan skrivas ut eller signeras digitalt
Så skapar du ett tillfälligt avtal
Steg 1
Gå till Personal → välj medarbetaren → Anställningsavtal
Öppna medarbetarens anställningssida.
Steg 2
Klicka på "Nytt tillfälligt avtal"
Knappen finns i verktygsfältet på sidan Anställningsavtal.
Steg 3
Fyll i period, anställningsform och omfattning
Välj om det gäller Vikariat eller Särskild visstidsanställning, ange start- och slutdatum samt anställningsgrad.
Steg 4
Spara och skicka för signering (om tillämpligt)
Avtalet läggs automatiskt in i medarbetarens tidslinje. När perioden är slut återgår det ordinarie avtalet utan att du behöver göra något.
1. Klicka på knappen för att skapa ett nytt tillfälligt avtal på sidan Anställningsavtal.2. Ange period, anställningsform (Vikariat eller Särskild visstid) och omfattning.3. Det tillfälliga avtalet läggs in mitt i det ordinarie avtalet. Klicka på historikknappen för att se alla avtal.4. I historiken ser du alla tillfälliga avtal och när medarbetaren automatiskt återgår till sitt ordinarie avtal.
💡
Tips för HRF-kunder: Timmarna som arbetas under ett vikariat redovisas separat på lönespecen. Timmarna som arbetas under särskild visstid räknas samman – efter 12 månader kan medarbetaren begära att den ordinarie sysselsättningsgraden höjs med motsvarande andel.
Steg 2: Scenarion i vardagen
Här går vi igenom de vanligaste situationerna du kommer möta, med exakta steg för hur du hanterar dem i Timeplan.
Varför behöver medarbetaren arbeta utöver sitt schema?
Vikarierar för kollega
→ VikariatVanlig timlön
Extra pass, ledig dag
→ Särskild visstidVanlig timlön
Byter pass
→ BytespassVanlig timlön
Ingen överenskommelse
→ Övertid35 % / 70 % / 90 %
1
Vikariat – hoppa in för en sjuk kollega
T.ex. kocken Lisa är sjuk och Anna täcker upp
Vikariat innebär att medarbetaren ersätter en specifik kollega som är frånvarande (sjuk, VAB, semester). Lönen blir vanlig timlön – ingen övertidsersättning.
Alternativ A: Tillfälligt avtal (rekommenderat vid längre vikariat)
Steg 1
Gå till Personal → Anställningsavtal
Klicka på knappen "Tillfälligt avtal" i verktygsfältet.
Steg 2
Fyll i avtalsdetaljerna
Ange omfattning, anställningsform "Vikariat" och avtalsperiod (start- och slutdatum).
Steg 3
Spara
Timeplan lägger in det tillfälliga avtalet. När det löper ut återgår medarbetaren automatiskt till sitt ordinarie avtal.
Alternativ B: Ändra passtyp (snabbaste sättet)
Steg 1
Dubbelklicka på arbetspasset i schemat
Öppna passet som medarbetaren ska arbeta.
Steg 2
Byt passtyp till "Vikariepass"
Timeplan registrerar nu passet som vikariat, med vanlig timlön.
⚠️
Om du inte använder Tillfälligt avtal, se till att det finns annan dokumentation (t.ex. mail eller anteckning) som styrker överenskommelsen om vikariatet.
2
Särskild visstid – extra pass på en ledig dag
T.ex. du frågar Lisa om hon kan jobba på lördag för att det är fullt
Särskild visstid är när medarbetaren tar ett extra pass som inte ersätter en frånvarande kollega. Lönen blir vanlig timlön. Observera att detta är standardhanteringen i Gröna riksavtalet om inget annat avtalas.
💡
Bra att veta: Timmarna som en medarbetare arbetar som särskild visstid redovisas på lönespecen. Efter 12 månader kan medarbetaren begära att få sin ordinarie sysselsättningsgrad höjd med motsvarande antal timmar.
Dubbelklicka på passet → Byt till "Särskild visstid"
Snabbaste sättet. Säkerställ att det finns dokumentation på överenskommelsen.
3
Byte av arbetstid – byta pass
T.ex. "Ta passet imorgon så får du vara ledig på fredag"
Om du kommer överens med medarbetaren om att byta arbetspass, t.ex. arbeta imorgon och vara ledig nästa fredag, ger detta vanlig timlön – ingen övertidsersättning.
Steg 1
Dubbelklicka på det nya passet
Öppna det pass som medarbetaren ska arbeta istället.
Steg 2
Byt passtyp till "Bytespass"
Timeplan vet nu att detta pass ska ge vanlig timlön vid periodavstämning.
Tips
Dokumentera bytet
Lägg en kommentar på passet med vilken dag som bytts bort. Du kan även lägga en "Egen kommentar" på den dag som blev ledig, för spårbarhet.
4
Övertid – extra arbete utan annan överenskommelse
När inget vikariat, byte eller särskild visstid avtalats
Om inget vikariat, särskild visstid eller bytespass har avtalats, har medarbetaren rätt till övertidsersättning. Det finns två situationer:
A) Fristående extrapass
Gör så här
Dubbelklicka på passet → Välj passtyp "Övertid"
Ersättningen blir 90 % av timlönen för hela passet.
B) Övertid i samband med ordinarie pass
Gör så här
Medarbetaren väljer "Övertid" vid utstämpling
De första 2 timmarna ger 35 % extra, därefter 70 % extra.
⚠️
Kom ihåg: I Gröna riksavtalet kan arbetsgivaren inte beordra mertid/övertid. Det är frivilligt för medarbetaren.
Varför behöver medarbetaren arbeta utöver sitt schema?
Vikarierar för kollega
→ VikariatVanlig timlön Via Tillfälligt avtal (rekommenderat) eller passtyp Vikariepass
Extra arbete
→ Övertid35–100 % beroende på dag/tid
1
Vikariat – hoppa in för en frånvarande kollega
T.ex. en kollega sjuk, VAB eller semester
Vikariat innebär att medarbetaren ersätter en kollega vars frånvaro redan var planerad i bemanningen. Eftersom timmarna redan fanns i planen räknas de inte som mertid – utan ger vanlig timlön. Vid tillfälligt avtal: Kan bero på att både täcka upp för en kollega eller om behovet ändrats i verksamheten och man behöver öka medarbetarens sysselsättningsgrad tillfälligt
Alternativ A: Tillfälligt avtal
Steg 1
Personal → Anställningsavtal → Tillfälligt avtal
Välj anställningsform "Vikariat", fyll i period och omfattning.
Steg 2
Spara – avtalet läggs in automatiskt
Medarbetaren återgår till ordinarie avtal när perioden löper ut.
Alternativ B: Byt passtyp
Snabbast
Dubbelklicka på passet → Välj "Vikariepass"
Passet registreras som vikariat med vanlig timlön.
2
Övertid – extra arbete utöver kontrakt
Extra pass eller längre arbetsdag som inte är vikariat eller bytespass
När medarbetaren arbetar extra timmar som inte är vikariat eller bytespass, gäller övertidsersättning. I Detaljhandelsavtalet varierar nivån beroende på vilken dag och tid det handlar om.
A) Övertid i samband med ordinarie pass
Gör så här
Medarbetaren väljer "Övertid" vid utstämpling
Timeplan beräknar ersättning automatiskt enligt rätt nivå.
B) Fristående extrapass
Gör så här
Dubbelklicka på passet → Välj passtyp "Övertid"
Ersättningen beräknas baserat på dag och tid – se tabell nedan.
Ersättningsnivåer – Detaljhandel
Situation
Ersättning
Vardagar, de första 2 timmarna (före/efter pass)
+35 %
Vardagar, fortsatt övertid eller efter kl. 20:00
+70 %
Lördag efter kl. 12:00
+100 %
Söndag eller helgdag
+100 %
Fridag (mån–fre)
+70 %
Fridag (lördag, julafton, nyårsafton)
+100 %
Midsommarafton, julafton, nyårsafton efter 12:00
+100 %
⚠️
Viktigt: Medarbetaren kan inte få både mertidsersättning och OB-tillägg samtidigt. Om båda skulle gälla betalas den ersättning som är högst.
Steg 3: Periodavstämning
När en beräkningsperiod är slut gör du en periodavstämning. Timeplan jämför automatiskt avtalad arbetstid med faktiskt arbetad tid och visar om det finns en differens som ska hanteras.
.png)
